Hoofdstuk I. Algemene bepalingen. Bevoegdheid en Opdrachten
Hoofdstuk II. De Leden
Hoofdstuk III.
A. Het Bestuur van de Academie
B. De Vaste Secretaris
C. De Bestuurscommissie
Hoofdstuk IV. Algemene Vergaderingen
Hoofdstuk V. Verkiezingen
Hoofdstuk VI. Commissies
A. Vaste Commissies
B. Commissies-ad hoc en Subcommissies
Hoofdstuk VII. Fondsprijzen en wetenschappelijke Prijzen van de Academie
Hoofdstuk VIII. Publicaties van de Academie
A. Publicatie van antwoorden op prijsvragen
B. Andere publicaties van de Academie
Hoofdstuk IX. Vermogen, Legaten en Fondsen
Hoofdstuk X. Archief en Bibliotheek
Hoofdstuk XI. Diensten van het secretariaat
Hoofdstuk XII. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen. Bevoegdheid en Opdrachten
Artikel 1.
§1 Dit huishoudelijk reglement is opgesteld op grond van artikel 20 van het decreet van 13 februari 1980 betreffende de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde. Het werd door de Academie goedgekeurd in haar vergadering van 17 juni 1998.
§2 Het vroeger geldende huishoudelijk reglement, dat goedgekeurd werd bij besluit van de Vlaamse Executieve van 25 juni 1987, wordt opgeheven.
Art. 2. - De bevoegdheid en de opdrachten van de Academie zijn omschreven in artikel 2 van het decreet van 13 februari 1980. Om haar opdrachten te vervullen zal de Academie:
wetenschappelijke en letterkundige bijeenkomsten houden, besprekingen wijden aan de mededelingen van haar leden en de resultaten daarvan openbaar maken;
verslag uitbrengen over de kwesties waarover de overheid haar advies inwint;
voorstellen tot de overheid richten in verband met de Nederlandse taal- en letterkunde en de promotie van het Nederlands in het buitenland;
overleg stimuleren en organiseren tussen organisaties en personen werkzaam op de terreinen die tot haar werking behoren;
steun verlenen aan organisaties en personen werkzaam op de terreinen die tot haarw erking behoren
prijsvragen uitschrijven en de goedgekeurde antwoorden bekronen en zo mogelijk uitgeven;
de uitgaven van belangrijke werken en de uitvoering van projecten in verband met de Nederlandse taal- en letterkunde op zich nemen en/of stimuleren en financieel steunen;
haar bibliotheek in stand houden en aan nieuwe behoeften aanpassen;
betrekkingen aanknopen en samenwerken met gelijksoortige buitenlandse instellingen ;
voor taalkundige, letterkundige en culturele doeleinden bestemde legaten, stichtingen en fondsen beheren.
Hoofdstuk II
De Leden
Art. 3. - De samenstelling van de Academie is bepaald in artikel 3 van het decreet van 13 februari 1980.
Art. 4. - De titel van binnenlands erelid wordt toegekend aan de gewone leden die de leeftijd van 75 jaar bereikt hebben, of die om het erelidmaatschap verzocht hebben, of die op basis van wat in art.5 §3 bepaald wordt, erelid zijn geworden. De leeftijdsgrens van 75 jaar geldt alleen voor de leden die na 18-3-1987 benoemd zijn.
Art. 5.
§1 De leden worden schriftelijk in kennis gesteld van hun benoeming. Tegelijk ontvangen ze een exemplaar van het huishoudelijk reglement. Als zij de benoeming aanvaarden, krijgen zij een door het Bestuur ondertekende oorkonde waarin de datum van de benoeming en die van de goedkeuring door de Minister vermeld staan.
§2 Van de dag der goedkeuring af heeft de benoemde alle rechten en verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap. Tot die verplichtingen behoort o.a.: deelnemen aan jury's voor prijsvragen en fondsprijzen, teksten beoordelen die ter publicatie worden aangeboden, geregeld actief deelnemen aan commissie- en plenaire vergaderingen.
§3. De gewone leden verbinden zich ertoe de vergaderingen geregeld bij te wonen. Wie gedurende een vol jaar zonder opgave van redenen niet aanwezig is geweest, zal door de Voorzitter verzocht worden om schriftelijk een verlaring voor de afwezigheid te geven. Die wordt besproken door het Bestuur, dat op basis daarvan het betreffende lid het voorstel kan doen om erelid te worden. Het lid kan zich in de eerstvolgende Algemene Vergadering tijdens de geheime zitting daartegen verzetten. De vergadering beslist na bespreking of de Voorzitter de machtiging krijgt om bij de minister aan te bevelen het erelidmaatschap aan te bieden.
§4. Leden die voorzien dat zij gedurende een zekere tijd verhinderd zullen zijn aan de activiteiten van de Academie deel te nemen, kunnen bij het Bestuur voor die periode verlof vragen. Zij vermelden de reden van hun afwezigheid.
Art. 6. - De leden krijgen de publicaties van de Academie, te beginnen met het jaar van de benoeming, tenzij ze uitdrukkelijk verzoeken om specifieke publicaties niet te ontvangen. Van de vroeger verschenen uitgaven kunnen ze, zover de voorraad strekt, eveneens een exemplaar krijgen.
Hoofdstuk III
Het Bestuur van de Academie
Art. 7. - De Academie wordt bestuurd door een Bestuur en een Bestuurscommissie. Tegenover derden wordt ze vertegenwoordigd door het Bestuur. De samenstelling van het Bestuur is bepaald in de artikelen 9 en 11 van het decreet van 13 februari 1980; de samenstelling van de Bestuurscommissie in artikel 16 van hetzelfde decreet.
Art. 8. - Het Bestuur behartigt de algemene belangen van de Academie en bepaalt het te voeren beleid voor zover niet uitsluitend de Bestuurscommissie bevoegd is. Alle zaken die niet uitdrukkelijk aan een bepaalde Commissie zijn opgedragen, worden door het Bestuur behandeld. Van alle vergaderingen wordt door de Vaste Secretaris of zijn plaatsvervanger een verslag gemaakt, dat behalve door de opsteller ook door de Voorzitter en de Ondervoorzitter ondertekend wordt, althans als zij de vergadering hebben bijgewoond.
Art. 9. - De Voorzitter vertegenwoordigt de Academie naar de buitenwereld. Hij regelt de algemene bestuurszaken van de Academie en heeft met het oog daarop ambtshalve zitting in alle Commissies. Hij zit alle algemene vergaderingen van de Academie voor en leidt de beraadslagingen; hij ziet erop toe dat het reglement wordt nageleefd, formuleert de beslissingen die door de Academie genomen worden en ondertekent waar nodig de van de Academie uitgaande stukken. Bij een mondelinge stemming brengt hij als laatste zijn stem uit.
Art. 10.
§ 1 Indien de Voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt hij tijdelijk door de Ondervoorzitter vervangen.
§2 Bij afwezigheid zowel van de Voorzitter als van de Ondervoorzitter wordt de vergadering voorgezeten door de Voorzitter van het voorgaande jaar of door het oudst benoemde gewone lid dat aanwezig is, met uitzondering van de Vaste Secretaris.
De Vaste Secretaris
Art. 11.
§1 De Vaste Secretaris neemt persoonlijk de inkomende stukken in ontvangst, laat ze in een daartoe bestemd register intekenen, brengt ze ter tafel op de eerstvolgende vergadering van Bestuurscommissie of Bestuur, en zo nodig op de algemene vergadering van de Academie.
§2 Hij voert alle correspondentie en is betrokken bij alle besprekingen; hij ondertekent - waar nodig met de Voorzitter en/of de Ondervoorzitter - de genomen beslissingen en de ambtelijke mededelingen die van de Academie uitgaan.
§3 Op verzoek van de Academie legt hij in de vergaderingen verantwoording af over de door hem gevoerde briefwisseling en besprekingen.
§4 De Vaste Secretaris controleert het verzorgen, het verzenden en het bewaren van alle documenten en publicaties van de Academie en houdt in het algemeen toezicht op alles wat aan de Academie toebehoort. Het personeel van de Academie werkt onder zijn toezicht en hij onderhoudt de contacten met het personeel dat aan het secretariaat en de bibliotheek van de Academie is toegewezen.
§5 Hij beheert ook het archief, de bibliotheek en de verzamelingen van de Academie.
§6 Hij stelt jaarlijks voor de Algemene Vergadering van december een begroting op, waarin de besteding van de Patrimoniumgelden wordt vastgelegd, en eventueel bijpassingen vanuit het Eigen Vermogen van de Academie worden voorgesteld. De begroting wordt vooraf aan de Bestuurscommissie ter goedkeuring voorgelegd. Zowel de Bestuurscommissie als de Algemene Vergadering hebben het recht op amendering. De begroting is goedgekeurd als de absolute meerderheid van de aanwezigen op de Algemene Vergadering er haar goedkeuring aan geeft. Kan de goedkeuring niet gegeven worden, dan wordt tegen de volgende vergadering van de Bestuurscommissie een nieuw voorstel uitgewerkt, dat opnieuw aan de Algemene Vergadering wordt voorgelegd.
§7 Wanneer de Vaste Secretaris in de onmogelijkheid verkeert een vergadering bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een gewoon lid. Wanneer hij langer dan een maand verhinderd is zijn functie uit te oefenen, wijst de Academie onder haar gewone leden een Waarnemend Secretaris aan.
§8 Wanneer de Vaste Secretaris definitief vervangen dient te worden, wijst de Academie, in afwachting van een nieuwe benoeming, op dezelfde wijze onder haar gewone leden een Waarnemend Secretaris aan. Op verzoek van de Academie kan de aftredende Vaste Secretaris het ambt van secretaris blijven waarnemen tot de benoeming van zijn opvolger.
§9 Overeenkomstig het K.B. van 7 april 1925 betreffende de toepassing van artikel 8 van de wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding van de betaalbaar te stellen kredieten, is de Vaste Secretaris door de Minister als ordonnateur afgevaardigd. Hij heeft derhalve, binnen de perken die door de Minister zijn opgelegd en die bij genoemde wet inzake de instelling van de boekhouding bepaald zijn, de bevoegdheid om ontvangsten te doen en om uitgaven vast te leggen. De betalingen in het kader van de jaarlijkse begroting van de Academie kunnen niet uitgevoerd worden zonder machtiging van de Vaste Secretaris of zijn gemachtigde.
De Bestuurscommissie
Art. 12.
§1 De bevoegdheden van de Bestuurscommissie zijn bepaald in artikel 16 van het decreet van 13 februari 1980 en door de wet van 2 augustus 1924 en het daarbijhorend K.B. van 12 mei 1925, die blijkens artikel 23 van het genoemde decreet van toepassing blijven.
§2 De twee gewone leden die de Academie om de twee jaar aan het Bestuur toevoegt, zijn herverkiesbaar. De verkiezing heeft plaats in november.
§3 De Voorzitter van de Academie is van rechtswege voorzitter van de Bestuurscommissie. Wanneer de Voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, wordt het voorzitterschap waargenomen door de Ondervoorzitter. Zijn beiden afwezig, dan zit het oudst benoemde lid van de Bestuurscommissie, met uitzondering van de Vaste Secretaris, de vergadering voor.
§4 De Bestuurscommissie wordt door de Voorzitter bijeengeroepen ter voorbereiding van elke algemene vergadering behalve de twee plechtige vergaderingen. Dit kan alleen nagelaten worden op voorwaarde dat in de volgende algemene vergadering verantwoording wordt afgelegd. De Bestuurscommissie kan bovendien op verzoek van drie van haar leden vergaderen.
§5 De beraadslagingen van de Bestuurscommissie zijn alleen geldig wanneer ten minste drie leden daarbij aanwezig zijn. Alle beslissingen worden bij volstrekte meerderheid genomen. Bij staking van stemmen beslist de Voorzitter.
§6 Van elke vergadering wordt door de Vaste Secretaris een schriftelijk verslag gemaakt. Het wordt door de Bestuurscommissie goedgekeurd en aan de Academie ter kennisneming meegedeeld. Bij afwezigheid van de Vaste Secretaris wijst de Bestuurscommissie een van haar leden aan om hem op de vergadering te vervangen.
§7 De Bestuurscommissie beheert de roerende en onroerende goederen, de waarden, de stichtingen en de schenkingen, waarvan de eigendom bij de wet van 2 augustus 1924 aan de Academie werd toegekend. Ze verricht alle daden van beheer betreffende de vermelde bezittingen en zorgt voor het naleven van de voorwaarden opgelegd door de schenkers en de erflaters.
§8 De Bestuurscommissie belast de Vaste Secretaris met alles wat de rekenplichtigheid van het beheer aangaat, d.i. het toezicht op de jaarlijkse ontvangsten en uitgaven, het opmaken van de jaarlijkse rekeningen en de boekhouding. De Bestuurscommissie kan de Vaste Secretaris ook belasten met elke opdracht die ze nuttig acht. Ze behoudt daarbij haar recht van toezicht.
§9 Elk jaar maakt de Vaste Secretaris alle rekeningen op betreffende de geldmiddelen die de Academie ter beschikking staan en legt ze voor visa aan de Voorzitter van de Bestuurscommissie voor. Na goedkeuring door de Bestuurscommissie worden de rekeningen aan de overheid voorgelegd.
§10 De briefwisseling en alle besprekingen betreffende onroerende en roerende goederen, stichtingen en schenkingen worden door de Vaste Secretaris gevoerd. De briefwisseling in dit verband ligt steeds ter inzage van elk lid van de Bestuurscommissie; van mondelinge besprekingen brengt de Vaste Secretaris verslag uit op de eerstvolgende vergadering van de Bestuurscommissie.
§11 De Bestuurscommissie houdt toezicht op de inventaris van de onroerende goederen en op die van de roerende goederen en waarden. De Vaste Secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden en bijwerken van de inventarissen.
Hoofdstuk IV
De Algemene Vergaderingen
Art. 13.
§1 Behalve in de maanden augustus en september houdt de Academie maandelijks een besloten algemene vergadering. Wanneer het Bestuur het nodig oordeelt, kunnen te allen tijde ook buitengewone vergaderingen belegd worden. Een buitengewone vergadering moet ook samengeroepen worden als ten minste een derde van de effectieve gewone leden erom verzoekt.
§2 Er worden jaarlijks ten minste twee openbare vergaderingen gehouden, waarvan één in oktober. Een van de openbare vergaderingen wordt gehouden in het domein Beauvoorde.
§3 De openbare oktobervergadering is de passende gelegenheid voor
het houden van een korte herdenking van de in het afgelopen jaar afgestorven gewone en buitengewone leden en ereleden;
het openbaar bekendmaken van de benoeming van nieuwe leden, en hun installatie als lid;
het proclameren van de door de Academie toegekende prijzen.
Indien nodig kunnen een of meer punten van deze vergadering naar het openbare deel van een andere vergadering verschoven worden.
Art. 14. Tot het bijwonen van de vergaderingen worden alle leden uitgenodigd. De uitnodiging gebeurt schriftelijk en ten laatste acht dagen van tevoren. De uitnodiging vermeldt de agenda en het aanvangsuur van de vergaderingen en vermeldt ook de titel van de eventuele lezing.
Art. 15.
§1 De vergaderingen vangen aan op het in de uitnodiging vermelde tijdstip, ongeacht het aantal aanwezige leden.
§2 De werkzaamheden omvatten als vaste punten:
opening van de vergadering door de Voorzitter;
vaststelling van de agenda;
vaststelling en goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering;
mededelingen en voorstellen van de Vaste Secretaris, van het Bestuur en van de Vaste Commissies;
rondvraag, waarin leden mededelingen en voorstellen kunnen doen;
Laatste punt: de agenda van de geheime zitting, gewijd aan punten zoals bedoeld in art.18 §1;
Aan de agenda kunnen o.a. toegevoegd worden:
behandeling van adviezen gevraagd door de overheid, door instellingen of particulieren;
aanbieding van boeken door leden en ereleden; Een voorstel tot agenda wordt opgesteld door het Bestuur.
Art. 16.
§ 1 Elk lid heeft het recht te allen tijde voorstellen te doen inzake de werkzaamheden of het huishoudelijk reglement van de Academie. Deze voorstellen dienen meegedeeld te worden aan het Bestuur. Ze kunnen dan in de uitnodiging van de eerstvolgende vergadering vermeld worden.
§2 Een punt dat niet op de uitnodiging ter kennis van de leden werd gebracht, maar dat bij het vaststellen van de agenda voor onmiddellijke behandeling wordt voorgelegd, kan behandeld worden op voorwaarde dat ten minste tweederde van de aanwezige leden daarmee instemmen. Wordt dat aantal niet gehaald, dan komt het voorstel op de agenda van de volgende vergadering.
Art. 17.
§1 Er kan geen beslissing genomen worden en geen stemming plaatshebben, indien niet meer dan de helft van de gewone leden aanwezig is.
§2 Een uitzondering op §1 vormen die punten waarvoor expliciet de noodzaak van een beslissing op de uitnodiging vermeld was. Die worden ter stemming voorgelegd ongeacht het aantal aanwezige leden. Elk lid dat door ziekte of ambtsverplichtingen verhinderd is, kan voor de vergadering vragen dat een stemming alsnog uitgesteld wordt. Ook alle aanwezigen op de vergadering kunnen dit voorstellen. Over verdaging wordt bij absolute meerderheid van de aanwezige gewone leden gestemd.
§3 De goedkeuring van elk voorstel waarover wordt gestemd, gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen, uitgebracht door de aanwezige leden.
§4 Bij staking van stemmen wordt gestemd of de beslissing tot de eerstvolgende vergadering uitgesteld zal worden. Uitgesteld wordt als bij de stemming geen absolute meerderheid van de aanwezigen zich voor onmiddellijke behandeling uitspreekt.
Art. 18.
§1 Alleen de gewone leden zijn stemgerechtigd inzake beleidsaangelegenheden, zoals onder meer:
benoemingen en verkiezingen;
samenstelling van jury's;
uitschrijving van prijsvragen en bekroning van de ingekomen prijsantwoorden;
toekenning van fondsprijzen;
het algemene beleid van de Academie en specifieke punten daaruit.
eventuele adviezen i.v.m. het personeel van de Academie.
§2 Buitengewone leden en binnenlandse ereleden hebben alleen stemrecht wanneer ze deelnemen aan beraadslagingen over wetenschappelijke aangelegenheden of als zij lid zijn van een jury.
Art. 19.
§1 De stemming geschiedt geheim, i.e. met gesloten en niet ondertekende briefjes:
bij verkiezingen;
als het Bestuur het raadzaam oordeelt
als ten minste een vierde van de aanwezige leden het wenst.
§2 In alle andere gevallen wordt mondeling of bij handopsteken gestemd. De mondelinge stemming verloopt volgens de anciënniteit.
Art. 20.
§1 Bij elke geheime stemming wijst de Voorzitter twee leden aan om de stemmen op te nemen. Tijdens de stemopneming wordt de vergadering onderbroken. De stemopnemers brengen op een ondertekend formulier verslag uit over de uitslag. Die wordt onmiddellijk door de Voorzitter bekend gemaakt.
§2 Onmiddellijk na de bekendmaking worden de stembriefjes vernietigd.
Art. 21. - Na elke stemming kunnen leden hun standpunt beknopt in het verslag laten opnemen.
Hoofdstuk V
De Verkiezingen
Art. 22. - Alle verkiezingen worden in de uitnodiging aangekondigd. Verkiezingen die in een algemene vergadering gehouden worden, mogen pas een half uur na het aangekondigde begintijdstip plaats hebben.
Art. 23.
§1 Wanneer een gewoon lid overleden is of het erelidmaatschap aanvaard heeft, deelt de Voorzitter dat mee in de eerstvolgende algemene vergadering en verklaart hij de plaats vacant.
§2 Na de vacantverklaring van een plaats en uiterlijk tot de veertigste dag die erop volgt, kunnen de gewone leden op het secretariaat van de Academie schriftelijk meedelen welke kandidaten naar hun mening voorgedragen kunnen worden. Zij stellen de noodzakelijke biobibliografische gegevens ter beschikking die bij de uiteindelijke beoordeling een rol zullen spelen.
§3 In de eerste algemene vergadering na het vacant verklaren van de plaats wordt een commissie samengesteld die belast wordt met het opmaken van een lijst van twee preferentiële kandidaten voor de vacante plaats. Deze commissie van voordracht bestaat uit het Bestuur en twee gewone leden, aangewezen door de op de vergadering aanwezige leden.
§4 De lijst van de kandidaten die door de commissie voor elke vacante plaats worden voorgesteld, wordt met opgave van hun biobibliografie vertrouwelijk aan de gewone leden meegedeeld, en wel voor de onder §5 van dit artikel bedoelde vergadering.
§5 De commissie van voordracht brengt in de algemene vergadering die volgt op haar aanstelling, een beargumenteerd vertrouwelijk verslag uit. Dit verslag wordt niet gedrukt, maar wel door de Secretaris van de commissie voorgelezen en in het archief van de Academie bewaard. Ook de namen van de niet voorgestelde kandidaten worden genoemd. Na voorlezing van het vertrouwelijk verslag opent de Voorzitter de beraadslaging over de voorgedragen kandidaten.
§6 De kandidaten die niet door de commissie van voordracht geselecteerd zijn, kunnen door de op de vergadering aanwezige leden opnieuw voorgesteld worden en eventueel bij die van de commissie gevoegd, op voorwaarde dat de meerderheid van de aanwezige leden daarmee instemt. In dit geval worden ter zitting alle relevante biobibliografische gegevens bezorgd en door de aanvragers toegelicht.
§7 De Voorzitter maakt de definitieve lijst van de kandidaten voor de vacante plaats op. Indien ten minste tweederde van de gewone leden aanwezig is, wordt na discussie tot de verkiezing bij geheime stemming overgegaan. Is het quorum niet bereikt, dan wordt de verkiezing in de eerstvolgende vergadering gehouden, ongeacht het aantal aanwezige leden.
§8 Om verkozen te worden dient een kandidaat de volstrekte meerderheid van de stemmen te behalen. Indien evenwel geen kandidaat de volstrekte meerderheid behaalt bij de eerste stemming, heeft de verkiezing bij de volgende stemmingen plaats tussen de twee best geplaatste kandidaten en met gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen in de tweede ronde wordt de verkiezing tussen de twee overgebleven kandidaten tot de volgende vergadering uitgesteld. Stembriefjes waarop een naam voorkomt die niet op de door de Voorzitter voorgelezen lijst staat, zijn ongeldig.
§9 Voor een vacature dient de termijn waarbinnen men kandidaten kan voorstellen, verlengd te worden tot na de eindstemming i.v.m. een vroegere procedure waarbij kandidaten uit dezelfde doelgroep (resp. taalkundigen, literatuurwetenschappers of literatoren) betrokken zijn. De Academie beslist voor elk geval bij de opening van de vacature autonoom of dat het geval is.
Art. 24. - Bij de verkiezing van buitengewone leden en van buitenlandse ereleden wordt dezelfde procedure gevolgd als bij de verkiezing van gewone leden.
Art. 25. - De jaarlijkse verkiezing van de Voorzitter en van de Ondervoorzitter, evenals de tweejaarlijkse verkiezing van de leden van de Bestuurscommissie, geschieden in geheime stemming op de daartoe aangeduide algemene vergaderingen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Art. 26. - De verkiezing van de Vaste Secretaris wordt als volgt geregeld:
na het vacant worden van de plaats wordt de Academie daarvan door de Voorzitter officieel op de hoogte gebracht;
de gewone leden die voor het ambt in aanmerking wensen te komen, moeten de Voorzitter daarvan schriftelijk kennis geven, zodat die in de eerstvolgende vergadering de lijst van de kandidaten aan de Academie kan meedelen;
in de daarop volgende algemene vergadering wordt door de Academie bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid van stemmen een lijst van twee kandidaten opgemaakt. Er wordt afzonderlijk gestemd voor de eerste en de tweede kandidaat. Haalt bij een stemming geen enkele kandidaat een absolute meerderheid, dan volgt een nieuwe stemming waarbij de kandidaat wegvalt die in de vorige ronde het minste stemmen heeft gehaald. Bij staking van stemmen volgt nog een stemming; hebben de kandidaten dan nog evenveel stemmen, dan wordt de stemming verdaagd tot de volgende algemene vergadering.
hoofdstuk VI
Commissies
Art. 27. - De taak van de Commissies bestaat er onder meer in:
de Academie voor te lichten en advies uit te brengen in verband met problemen die gerezen zijn op het gebied van hun werkkring;
lezingen en besprekingen te houden in verband met hun specifieke opdrachten en werkzaamheden.
Art. 28.
§1 Van de werkzaamheden van de Commissies wordt in het Jaarboek van de Academie verslag gedaan.
§2 De besluiten van de Commissies worden pas van kracht als ze door de Academie goedgekeurd zijn.
§3 De Commissies kunnen geen rechtstreekse briefwisseling of besprekingen voeren, noch met enige wettige overheid noch met particulieren.
A. De Vaste Commissies
Art. 29.
§1 Er zijn vier Vaste Commissies. Ze dragen de volgende benamingen:
Commissie voor oudere taal- en letterkunde;
Commissie voor moderne letteren;
Commissie voor cultuurgeschiedenis;
Commissie voor moderne taal.
§2 De werkkring van de Commissie voor oudere taal- en letterkunde omvat de studie van de Nederlandse taal- en letterkunde tot en met de 18e eeuw, evenals de geschiedenis van die disciplines in die periode.
§3 De Commissie voor moderne letteren is werkzaam op het gebied van de Nederlandse literatuur vanaf de 19e eeuw en van de moderne letteren in het algemeen.
§4 De Commissie voor cultuurgeschiedenis is werkzaam op het gebied van de geschiedenis van het cultuurleven in de Nederlanden, inzonderheid in Vlaanderen.
§ 5 De Commissie voor moderne taal is bevoegd voor de studie van het Nederlands vanaf de 19e eeuw, en voor advisering i.v.m. taalpolitiek en taalsturing
Art. 30.
§1 Elke in het vorige artikel vermelde Commissie bestaat uit ten minste acht leden, door de Academie uit de gewone leden aan te duiden. De samenstelling wordt elk jaar opnieuw bekeken door het Bestuur van de Academie, rekening houdend met de reële samenstelling van de Academie; indien nodig worden aanpassingen aan de Algemene Vergadering voorgesteld; die bepaalt de uiteindelijke samenstelling.
§2 Elk gewoon lid kan deel uitmaken van meer dan één Vaste Commissie.
§3 Elke Vaste Commissie verkiest om de twee jaar onder haar leden een Voorzitter en een Secretaris. Die zijn bij hun aftreden onmiddellijk herkiesbaar.
§4 De verkiezingen hebben voor alle Commissies plaats tijdens de laatste ochtendzitting van het jaar, zoals bepaald in art. 31 §4.
Art. 31.
§1 Elke Vaste Commissie kan een subcommissie benoemen om een probleem dat tot haar bevoegdheid behoort te onderzoeken, er verslag over uit te brengen en/of er voorstellen over te doen.
§2 Na elke zitting doet de Secretaris van de Vaste Commissie verslag van de werkzaamheden. Het verslag wordt aan alle academieleden meegedeeld. Beslissingen worden op de eerstvolgende algemene vergadering ter bekrachtiging voorgelegd.
§3 Elke Vaste Commissie doet, binnen de grenzen van haar bevoegdheid, aan het Bestuur van de Academie voorstellen om de bibliotheek te voorzien van alle nuttige documenten, in welke vorm ook. Ook over andere nuttig geachte aankopen kan advies vesrtrekt worden. Elk lid kan te allen tijde aan de bevoegde Commissie voorstellen in dit verband doen. Het Bestuur legt alle voorstellen voor aan de Bibliotheekcommissie bedoeld in art.52 §1.
§4 Op de dagen waarop algemene vergaderingen plaats hebben vergadert 's ochtends ten minste één Vaste Commissie. Gemeenschappelijke sessies zijn mogelijk. Elke Vaste Commissie vergadert ten minste driemaal per jaar.
B. Commissies-ad hoc en Subcommissies
Art. 32.
§1 De Academie kan Commissies-ad hoc en Subcommissies oprichten. Een Commissie-ad hoc of Subcommissie wordt samengesteld uit ten minste vier leden. Commissies-ad hoc kunnen aangevuld worden met deskundigen van buiten de Academie. De samenstelling wordt goedgekeurd door het Bestuur van de Academie.
§2 De Commissie-ad hoc of Subcommissie verkiest op haar eerste vergadering een Voorzitter en een Secretaris. Ten minste een van hen is lid van de Academie.
§3 Dag en uur van de vergaderingen van de Commissie-ad hoc of Subcommissie worden door hun Voorzitter in overleg met het Bestuur van de Academie bepaald. De Vaste Secretaris nodigt namens het Bestuur tot deze vergaderingen uit.
§4 De Secretaris van een Commissie-ad hoc of van een Subcommissie stelt het verslag van de vergaderingen op. Hij brengt ook verslag uit over de werkzaamheden van de commissie wanneer deze de haar opgedragen taak heeft volbracht of wanneer de Academie het wenst, dit ten minste eenmaal per jaar.
§5 Het archief van de Commissie-ad hoc of Subcommissie wordt op het Secretariaat van de Academie in afzonderlijke dossiers bewaard.
Hoofdstuk VII
Fondsprijzen en wetenschappelijke Prijzen van de Academie
Art. 33.
§1 Leden van de Academie komen voor geen enkele prijs van de Academie in aanmerking.
§2 Geen enkel werk kan met meer dan één prijs door de Academie bekroond worden.
Fondsprijzen
Art. 34.
§1 De Academie verleent prijzen uit verschillende van haar fondsen. Voor elk van die prijzen geldt een bijzonder reglement, dat door de Academie wordt vastgesteld en na goedkeuring door de Overheid in haar jaarboek wordt opgenomen.
§2. In de mate dat dit juridisch mogelijk is, kunnen prijzen met verschillende fondsen verbonden worden. In dat geval krijgt de prijs een overkoepelende naam. Minimaal worden de namen van de verschillende fondsen in een toelichting genoemd.
Wetenschappelijke Prijzen
Art. 35.
§1 De Academie kan wetenschappelijke prijsvragen uitschrijven met betrekking tot de gebieden die tot haar bevoegdheid behoren.
§2 Het uitschrijven van prijsvragen wordt voorbereid door de Bestuurscommissie, eventueel ad hoc uitgebreid met deskundigen uit de Vaste Commissies tot wier bevoegdheid de voorgestelde onderwerpen behoren.
§3 Ieder gewoon lid kan bij de Vaste Secretaris voorstellen voor prijsvragen doen. Die legt ze aan de (uitgebreide) Bestuurscommissie voor.
§4 De zo gevormde commissie beoordeelt de voorstellen, maakt een selectie en geeft een schriftelijke argumentatie. Die bevat ook een bespreking van alle niet-geselecteerde onderwerpen. Bij elke prijsvraag voegt de commissie een voorstel betreffende het bedrag van de uit te schrijven prijs.
§5 De lijst van de door deze commissie aangenomen prijsvragen wordt vertrouwelijk meegedeeld aan de gewone leden.
§6 In de algemene vergadering van april bespreekt de Academie de voorstellen van de Commissie; ze bepaalt de vragen die uitgeschreven worden en het aan de prijzen verbonden bedrag. Ter zitting kunnen nog voorstellen toegevoegd worden. Als dit gebeurt wordt de procedure in de algemene vergadering van mei afgerond.
§7 De werken dienen ingezonden te worden in drie exemplaren. Ze vermelden de naam en het adres van de schrijver. Alleen nog niet door een uitgever verspreide werken komen voor bekroning in aanmerking.
§8 De antwoorden op prijsvragen moeten uiterlijk op 10 december van het jaar, voorafgaande aan dat waarin de antwoorden worden beoordeeld, in het bezit van de Academie zijn. In de daaropvolgende vergadering deelt de Vaste Secretaris aan de Academie mee op welke prijsvragen antwoorden zijn binnengekomen, en worden de jury's samengesteld.
§9 Alle ingeleverde manuscripten blijven eigendom van de Academie. De schrijver of zijn rechthebbende kan er op zijn kosten een afschrift van krijgen.
Art. 36.
§1 De beoordeling van de ingezonden werken wordt voor iedere prijsvraag door de Academie opgedragen aan een jury bestaande uit drie van haar leden. De steller van een prijsvraag is automatisch lid van de jury en eerste verslaggever. Op voorstel van het Bestuur kan een deskundige van buiten de Academie in de jury opgenomen worden.
§2 De verslaggevers brengen een beargumenteerd verslag uit omtrent de waarde van de ingezonden werken. Daarbij wordt ook rekening gehouden met vormelijke aspecten.
§3 Het Bestuur zorgt ervoor dat alle verslagen uiterlijk tegen 1 juni op de Academie binnenkomen. Voor de algemene vergadering van dezelfde maand wordt aan de gewone leden vertrouwelijk een afschrift van die verslagen bezorgd.
§4 Van de juni- tot de julivergadering blijven de beoordeelde werken ter beschikking van de gewone leden die zich over het werk een eigen oordeel wensen te vormen.
§5 In de julivergadering wordt over het bekronen van het beoordeelde werk uitspraak gedaan. Bekroning gebeurt als de volstrekte meerderheid van de aanwezige leden zich gunstig uitspreekt.
Hoofdstuk VIII
Publicaties van de Academie
A. Publicatie van de antwoorden op prijsvragen
Art. 37.
§1 Indien de jury's er uitdrukkelijk toe besluiten, worden de bekroonde werken door de Academie uitgegeven, voor zover daarvoor de financiële mogelijkheden aanwezig zijn. De volgorde van publicatie wordt bepaald door de datum waarop de manuscripten publicatierijp afgeleverd worden. Het aanbod om het werk te publiceren blijft één jaar geldig. Werken die niet op tijd in publiceerbare vorm worden aangeboden, vallen onder de bepalingen van art. 38 §1.
§2 Een bekroond werk kan niet ter perse worden gelegd voordat de auteur het aangepast heeft volgens de eisen van de jury. De Vaste Secretaris stuurt daarom het manuscript te gelegener tijd aan de auteur terug; alvorens tot aanbesteding van de druk over te gaan legt hij het gewijzigde manuscript aan de eerdere verslaggevers voor. Zijn niet ten minste twee van hen in staat het werk opnieuw door te nemen, dan stelt de Academie een of meer plaatsvervangers aan.
§3 De auteurs van onvoorwaardelijk bekroonde antwoorden mogen hun manuscript terugvragen om het te verbeteren en aan te vullen. Indien daardoor wijzigingen van enige omvang of draagwijdte ontstaan, wordt het werk niet gepubliceerd voordat deze wijzigingen door de eerdere verslaggevers of hun plaatsvervangers zijn goedgekeurd.
§4 Aan een gedrukt werk wordt een resumé zowel in het Nederlands als in een andere taal toegevoegd.
B. Andere publicaties van de Academie
Art. 38.
§1 Niet-leden van de Academie kunnen onuitgegeven werk, opstellen of uitvoeriger geschriften, aan de Academie ter publicatie aanbieden.
§2 De Academie kan op voordracht van het Bestuur of van een van de Vaste Commissies, aan een of meer personen, al dan niet lid van de Academie, een wetenschappelijke taak opdragen die tot haar domein behoort en tot een publicatie kan leiden.
§3 Wanneer een soortgelijke opdracht het vereist, kan de Academie een of meer leden of andere bevoegde personen met een binnen- of buitenlandse wetenschappelijke zending belasten.
§4 Elk werk dat overeenkomstig §1 en §2 van dit artikel ter publicatie wordt aangeboden, wordt door het Bestuur aan de bevoegde Vaste Commissie voorgelegd. Deze wijst twee verslaggevers aan om er een geschreven verslag over uit te brengen. Daaruit moet blijken of het werk geschikt is om door de Academie uitgegeven te worden. Indien de twee verslaggevers het niet eens zijn, wordt door de Commissie een derde verslaggever aangesteld. De Commissie brengt advies uit en de Academie beslist. Over de wijze van uitgave oordeelt de Bestuurscommissie.
Art. 39. - Behalve de door haar bekroonde werken en de in artikel 38 bedoelde geschriften geeft de Academie nog uit:
Het tijdschrift Mededelingen van de KANTL, waarvan sprake in art.40 §1, en het Jaarboek van de KANTL. De uitgave ervan staat onder toezicht van de Bestuurscommissie en wordt door de Vaste Secretaris bezorgd.
Werken voorgelegd door haar leden. Om opgenomen te worden in een reeks waarvoor samenwerking met andere Instituten en Verenigingen bestaat, zoals gesteld in art. 44 §2, dienen alle afspraken die in het reglement ad hoc zijn opgenomen, gerespecteerd te worden.
Art. 40.
§1 Vanaf jaargang 1998 verschijnen de "Verslagen en Mededelingen" onder de titel Mededelingen van de KANTL. De jaargangen worden genummerd, met voor 1998 de vermelding "Jaargang 1", aangevuld met de vermelding "Jaargang 1998 van de Verslagen en Mededelingen"
§2 In Mededelingen van de KANTL worden opgenomen:
wetenschappelijke bijdragen van leden, voornamelijk lezingen in de vergaderingen van de Academie gehouden;
door de Academie goedgekeurde geschriften van niet-leden; de goedkeuring gebeurt na positief advies van ten minste twee leden, aangeduid in de Commissie tot wier arbeidsterrein het onderwerp van de bijdrage behoort.
§3 Als tegen het opnemen van bijdragen van leden bezwaar wordt gemaakt, kan alleen de algemene vergadering, bij meerderheid van stemmen, een beslissing nemen.
§4 De Vaste Secretaris is gemachtigd niet drukklare kopij te weigeren.
§5 De Bestuurscommissie kan beslissen dat voor bijdragen aan Mededelingen van de KANTL een honorarium wordt uitbetaald, ten laste van het Eigen Vermogen van de Academie. Die beslissing geldt telkens voor één jaargang, en wel voor alle bijdragen. Het honorarium wordt per woord bepaald.
Art. 41. - Het Jaarboek verschijnt zoveel mogelijk bij het begin van het kalenderjaar en bevat in principe:
Administratieve gegevens die door het Bestuur zinvol geacht worden;
Een overzicht van de publicaties van leden van de Academie;
Een overzicht van de werkzaamheden van de Academie;
Levensberichten van overleden leden;
Art. 42.
§1 De drukproeven van de in Mededelingen van de KANTL of in het Jaarboek opgenomen bijdragen worden door de auteurs gecorrigeerd.
§2 Zodra de auteurs hun instemming gegeven hebben, laat de Vaste Secretaris de proeven aan de drukker toekomen. Alleen de Vaste Secretaris kan de definitieve toelating tot drukken geven. Hij is gemachtigd bijdragen waarvan de drukproeven niet tijdig terugkomen, naar een volgende aflevering te verschuiven.
§3 De auteurs mogen achtereenvolgens twee proeven vragen alvorens hun instemming te verlenen. Omvangrijke auteurscorrecties worden bij de auteur in rekening gebracht.
Art. 43. - Platen en kaarten die bij een voor uitgave aangeboden bijdrage of werk behoren, dienen samen met de tekst te worden ingeleverd. De verslaggevers van de tekst geven ook hun advies over de keuze van het illustratiemateriaal, de mate waarin het inzicht erdoor bevorderd wordt en de vorm waarin het wordt aangeleverd. Art. 44.
§1 De overige publicaties van de Academie worden onder toezicht van de Bestuurscommissie door de auteur bezorgd. Wat de kopij, de drukproeven en de auteurscorrecties betreft, gelden de regels genoemd in artikel 42.
§2 De Academie kan ook tezamen met andere wetenschappelijke instituten of verenigingen publicaties verzorgen. In dit geval wordt de samenwerking in een protocol beschreven dat vooraf door de Bestuurscommissie en de Algemene Vergadering wordt goedgekeurd. Het protocol wordt in het Jaarboek afgedrukt.
Art. 45. - De verschillende publicaties van de Academie worden gedrukt op een aantal exemplaren dat voor elke publicatie, rekening houdend met onderwerp en beoogd publiek, door de Bestuurscommissie wordt vastgelegd. Bij gezamenlijke ondernemingen zoals bedoeld in art. 44 §2, dient minimaal rekening gehouden te worden met reglementaire verplichtingen (ruil- en andere overeenkomsten, zoals bedoeld in art. 2, punt 8).
Art. 46.
§1 De auteurs van de in de Mededelingen van de KANTL en in het Jaarboek opgenomen bijdragen en stukken hebben recht op 20 overdrukken.
§2 De auteur van een afzonderlijk door de Academie uitgegeven geschrift krijgt 40 presentexemplaren op voorwaarde dat ten minste 15 daarvan gebruikt worden voor aankondiging of bespreking in binnen- en buitenlandse tijdschriften. De lijst van deze tijdschriften wordt telkens door de auteur opgemaakt, in overleg met de Vaste Secretaris.
§3 Wanneer een auteur op eigen kosten meer exemplaren dan vastgelegd in §1 en §2 ter beschikking wenst te krijgen, kan dat na goedkeuring door de Bestuurscommissie. De kosten worden vooraf door de drukker of uitgever gepreciseerd en aan de auteur voorgelegd.
Art. 47. - De publicaties van de Academie worden aan de leden van de Academie ter beschikking gesteld.
Hoofdstuk IX
Vermogen, Legaten en Fondsen
Art. 48.
§1 De samenstelling van het vermogen van de Academie is omschreven in artikel 14 van het decreet van 13 februari 1980.
§2 Voor de legaten en fondsen waarvan de erflaters of de schenkers het doel bepaald hebben, maakt de Bestuurscommissie een ontwerpreglement op waarin het doel en de maatregelen om dat doel te verwezenlijken nauwkeurig worden omschreven. Na goedkeuring van dit ontwerp door de Academie en de Minister wordt het in het Jaarboek opgenomen.
§3 De onder §2 bedoelde reglementen kunnen uitsluitend gewijzigd worden op verzoek van ten minste drie gewone leden van de Academie. Het Bestuur legt de voorstellen tot wijziging voor aan de Bestuurscommissie, die ze samen met haar opmerkingen aan het oordeel van de Academie onderwerpt. Indien de Academie met de wijziging instemt, wordt de nieuwe lezing, na goedkeuring door de Minister, in het Jaarboek opgenomen.
§4 Fondsen en legaten waarvan de doelstellingen in hoofdzaak overeenkomen, kunnen, onder de voorwaarden bepaald in art. 34 §2, samengevoegd worden.
§5 Zowel wetenschappelijke als literaire prijzen bedragen minimaal 50.000F; dit bedrag zal per schijf van 5.000F aangepast worden op basis van de index van de consumptieprijzen, met als referentie-index die van 01-01-1999. Is het fondsbedrag ondanks goed beheer niet meer voldoende om zulk een prijs te dragen, dan kan de Bestuurscommissie beslissen hetzij om het bedrag uit het Eigen Vermogen bij te passen, hetzij om het fonds bij een ander te voegen, onder de voorwaarden genoemd in §4 van dit artikel, hetzij om het Fonds af te stoten. In het laatste geval hebben de erfgenamen van de stichter(s) recht op het resterende fondsbedrag.
Hoofdstuk X
Archief en Bibliotheek
Art. 49. - Het archief en de bibliotheek van de Academie staan onder toezicht van de Bestuurscommissie die zorgt voor de conservering, ordening en inventarisering.
A. Het Archief
Art. 50.
§1 Van de zaken die de Academie aangaan, wordt per onderwerp een dossier aangelegd. Een volledige inventaris van die dossiers bevindt zich in de kamer van de Vaste Secretaris. Van elk dossier wordt in een apart bestand een genummerde inhoudsopgave bijgehouden.
§2 De briefwisseling met de overheid wordt, met verwijzing naar de daartoe bestemde dossiers, in een register opgetekend.
§3 Van elektronisch aangeleverde stukken die de werking van de Academie aangaan, wordt een print gemaakt, die verder op dezelfde manier behandeld wordt als andere correspondentie.
§4 Gewone leden van de Academie kunnen, binnen de perken van de wetgeving terzake, de Vaste Secretaris om inzage van ambtelijke stukken uit het archief verzoeken. De inzage geschiedt ter plaatse. Ze kunnen ook, met toestemming van het Bestuur, archiefstukken te leen krijgen.
§7 Niet-leden kunnen, binnen de perken van de wetgeving terzake, door het Bestuur gemachtigd worden op het secretariaat archiefstukken in te zien. Deze worden nooit uitgeleend aan niet-leden.
B. De Bibliotheek
Art. 51.
§1 Raadpleging en bruikleen is in zijn geheel onderworpen aan de bepalingen van het Bibliotheekreglement van de Academie.
§2 De bibliotheek van de Academie is geen openbare bibliotheek; ze is in de eerste plaats ten behoeve van de leden opgericht. Niet-leden kunnen werken uit haar verzameling in de leeszaal raadplegen; met goedvinden van het Bestuur kunnen zij ook werken te leen krijgen.
§3 Niet-leden krijgen zonder toestemming van de Vaste Secretaris, geen toegang tot de bibliotheekruimte zelf.
§4 Wie uit de bibliotheek een werk in bruikleen krijgt, verbindt zich ertoe:
Schadevergoeding te betalen voor eventueel verlies of beschadiging. Het bepalen van de schade ligt uitsluitend in de bevoegdheid van de Bestuurscommissie.
Geen handschriften uit de bibliotheek van de Academie openbaar te maken zonder daartoe vooraf door het Bestuur gemachtigd te zijn.
Art. 52.
§1 Het bibliotheekbeleid wordt bepaald door een Bibliotheekcommissie. De Vaste Secretaris koopt in de mate van de financiële mogelijkheden de boeken aan.
§2 De leden worden geregeld, in principe ter gelegenheid van de vergaderingen, op de hoogte gebracht van de aanwinsten.
§3 Alle werken worden op de keerzijde van het titelblad voorzien van de stempel van de Academie. Ook het volgnummer van het register der aanwinsten en de datum van verwerving worden vermeld.
§4 Boeken en drukwerken die aan de Academie worden geschonken, worden bovendien voorzien van een vignet met vermelding van de schenker en van de datum van schenking.
Hoofdstuk XI
Het Secretariaat
Art. 53.
§1 De dagelijkse contacten tussen het personeel dat ter beschikking van de Academie is gesteld, het personeel van de Academie en het Bestuur worden door de Vaste Secretaris, in direct overleg met de betrokkenen, c.q. met de toeziende Overheid geregeld.
§2 Voor activiteiten door derden georganiseerd in het gebouw van de Academie, Koningstraat 18 te Gent, is toestemming van de Bestuurscommissie vereist. De Bestuurscommissie legt de voorwaarden voor het gebruik vast in een reglement.
§3 Het secretariaat van de Academie staat in voor de logistieke begeleiding van alle activiteiten die in het gebouw georganiseerd worden. Toezicht wordt uitgeoefend door de Overheid, die alle relevante beslissingen meedeelt aan de Vaste Secretaris. De Vaste Secretaris brengt eventuele onregelmatigheden ter kennis van de Overheid.
Hoofdstuk XII
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
Art. 54. - Dit huishoudelijk reglement kan alleen gewijzigd worden door de Algemene Vergadering in geheime zitting; voor wijziging is vereist dat:
een schriftelijk, beargumenteerd voorstel door ten minste vijf gewone leden is ingediend;
bij de uitnodiging tot de vergadering een uitgewerkt voorstel tot wijziging wordt gevoegd; ter zitting kunnen door gewone leden nog bijkomende voorstellen, evenals amendementen, voorgelegd worden;
door de Academie, met ten minste tweederde van de stemmen van de aanwezige leden de beslissing is genomen, dat het reglement herzien zal worden;
de voorgestelde wijziging door ten minste tweederde van de aanwezige leden goedgekeurd wordt;
de goedkeuring geschiedt zoals bepaald in art. 20 van het decreet van 13 februari 1980.